Jawa Pos Radar Madiun – Di era digital, undangan rapat tidak lagi harus melalui surat resmi.
Kini cukup dengan pesan di grup WhatsApp (WA), semua anggota bisa menerima informasi dengan cepat.
Namun agar tetap terlihat profesional dan tidak terkesan asal, kamu perlu memperhatikan format, pilihan kata, dan cara penyampaian.
Gunakan bahasa formal dan to the point. Hindari singkatan berlebihan agar tetap terlihat profesional.
Contoh Pesan:
Halo rekan-rekan semua
Mohon kehadirannya dalam rapat koordinasi tim yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Rabu, 13 November 2025
Waktu: 09.00 WIB – selesai
Tempat: Ruang Meeting Lantai 2
Agenda:
Evaluasi kegiatan bulan ini
Rencana program bulan depan
Pembagian tugas masing-masing tim
Diharapkan semua anggota hadir tepat waktu agar rapat berjalan lancar.
Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya
Tips: Tambahkan emoji seperlunya agar pesan tidak kaku, tapi tetap sopan.
2. Contoh Undangan Rapat di Grup WA untuk Komunitas atau Organisasi Sosial
Untuk komunitas, gunakan bahasa santai tapi tetap sopan. Tujuannya agar anggota merasa akrab namun tetap menghargai waktu dan agenda rapat.
Contoh Pesan:
Hai teman-teman komunitas
Kita akan mengadakan rapat kecil untuk membahas acara berikutnya.
Hari/Tanggal: Minggu, 17 November 2025
Waktu: 16.00 WIB
Tempat: Kafe Kopi Kita, Jalan Merdeka No. 12
Agenda:
Persiapan acara akhir tahun
Pembagian peran panitia
Mohon konfirmasi kehadiran di grup ya
Sampai ketemu di lokasi!
3. Contoh Undangan Rapat Online via WhatsApp (Zoom/Google Meet)
Untuk rapat daring, cantumkan link, waktu, dan media rapat agar semua peserta bisa bergabung tepat waktu.
Contoh Pesan:
Selamat sore, tim
Kami mengundang seluruh anggota untuk mengikuti rapat online mingguan yang akan dilaksanakan:
Hari/Tanggal: Senin, 11 November 2025
Waktu: 19.30 WIB
Media: Zoom Meeting
Link: [masukkan tautan Zoom]
Agenda:
Update progres proyek
Evaluasi mingguan
Rencana kerja minggu depan
Mohon kehadirannya tepat waktu.
Terima kasih atas kerja samanya
Pastikan link Zoom/Google Meet dikirim ulang beberapa menit sebelum rapat dimulai.
4. Contoh Undangan Rapat di Grup WA untuk Orang Tua/Wali Murid
Untuk rapat sekolah, gunakan bahasa yang sopan dan formal. Sertakan salam pembuka dan penutup agar lebih hormat.
Contoh Pesan:
Assalamu’alaikum Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam Rapat Orang Tua/Wali Murid yang akan dilaksanakan:
Hari/Tanggal: Sabtu, 16 November 2025
Waktu: 08.00 WIB – selesai
Tempat: Aula Sekolah SD Harapan Bangsa
Agenda:
Sosialisasi kegiatan semester
Evaluasi perkembangan siswa
Informasi program sekolah
Kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan.
Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh. (cor)
Editor : Andi Chorniawan