Jawa Pos Radar Madiun - Lanskap komunikasi di dunia kerja modern terus mengalami pergeseran. Jika satu dekade lalu email dan panggilan telepon adalah raja, kini grup percakapan instan seperti WhatsApp mendominasi. Di tengah kemudahan tersebut, muncul sebuah tren yang kerap memicu perdebatan panas di kalangan profesional: penggunaan Voice Note (VN) atau pesan suara untuk urusan pekerjaan.
Bagi sebagian orang, mengirim VN adalah solusi cepat saat sedang multitasking atau di perjalanan. Namun, bagi sebagian lainnya, menerima VN di tengah jam kerja dinilai sebagai tindakan yang kurang sopan dan tidak efisien. Lantas, bagaimana sebenarnya etika baru dalam berkomunikasi ini?
Baca Juga: Awas Text Neck Syndrome: Bahaya Keseringan Nunduk Main Gadget dan Cara Mencegahnya
Mari kita bedah perdebatan antara teks, telepon, dan VN melalui kacamata profesionalisme:
1. Kemudahan Pengirim vs Beban Penerima Mengirim VN memang sangat praktis bagi sang pengirim. Tanpa perlu mengetik panjang lebar, instruksi bisa tersampaikan. Namun, ini menciptakan beban sepihak bagi penerima. Tidak semua orang bekerja di ruangan yang hening atau selalu memakai earphone. Memaksa rekan kerja mendengarkan audio berdurasi dua menit untuk sebuah inti pesan yang sebenarnya bisa dibaca dalam lima detik via teks, sering kali dianggap sebagai bentuk ketidakpedulian terhadap waktu orang lain.
2. Bencana Pencarian Data (Traceability) Alasan utama mengapa pesan teks tetap menjadi primadona di dunia kerja adalah kemampuannya untuk dilacak. Saat ada revisi proyek, tenggat waktu, atau detail angka, rekan kerja bisa dengan mudah menggunakan fitur "pencarian" di riwayat chat. Sebaliknya, VN tidak bisa dilacak oleh mesin pencari internal aplikasi. Mengirimkan detail pekerjaan krusial melalui pesan suara adalah sebuah mimpi buruk bagi sistem pengarsipan dan rentan memicu miskomunikasi.
3. Urgensi: Kenapa Tidak Menelepon Saja? Banyak yang berdalih mengirim VN karena pesannya terlalu panjang untuk diketik namun terlalu mendesak. Padahal, jika situasinya memang krusial dan butuh penjelasan panjang, etika profesional yang tepat adalah menelepon secara langsung. Telepon memungkinkan adanya komunikasi dua arah dan konfirmasi saat itu juga, sementara VN tetaplah komunikasi satu arah yang rentan diabaikan jika penerima sedang sibuk.
Kapan VN Boleh Digunakan? Bukan berarti VN haram sepenuhnya di dunia kerja. Pesan suara sangat berguna ketika Anda perlu menyampaikan nuansa emosi atau tone bicara yang rentan disalahartikan jika hanya melalui teks—misalnya saat memberikan kritik membangun yang sensitif atau apresiasi tulus kepada tim. Selain itu, VN sah-sah saja dikirimkan kepada rekan kerja yang sudah sangat akrab (satu level).
Baca Juga: Jadi Pelatih Baru Persija, STY Bocorkan Kedatangan Mariano Peralta ke Tim Macan Kemayoran
Sebagai aturan tak tertulis yang baru, hindari mengirim VN kepada atasan, klien baru, atau rekan beda divisi tanpa meminta izin terlebih dahulu ("Maaf, boleh saya kirim VN untuk menjelaskan bagian ini?"). Di era kerja yang serba cepat ini, menghargai waktu dan kenyamanan rekan kerja adalah bentuk profesionalisme yang paling tinggi.(*)
*Muhammad Almaz Firza Sasongko, mahasiswa Universitas Trunodjoyo Madura
Editor : Mizan Ahsani