Aturan Baru BKN 2026: Arsip ASN Wajib Digital via DMS, Cek Cara Upload di MyASN
Mizan Ahsani• Jumat, 2 Januari 2026 | 09:21 WIB
Ilustrasi ASN di pemerintah daerah sedang bekerja.
Penjelasan MyASN: Berlaku Mulai 2026, BKN Resmi Tolak Berkas Fisik
Jawa Pos Radar Madiun – Badan Kepegawaian Negara (BKN) resmi mengetuk palu dimulainya era baru birokrasi Indonesia.
Mulai saat ini, BKN mengakhiri pengelolaan arsip manajemen Aparatur Sipil Negara (ASN) secara konvensional.
Artinya, BKN tidak lagi menerima kiriman berkas atau arsip dalam bentuk fisik/kertas.
Kebijakan revolusioner ini tertuang dalam Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025.
BKN menetapkan seluruh arsip ASN wajib dikelola secara digital penuh melalui sistem Document Management System (DMS) atau yang disebut sebagai Lemari Digital.
Wajib Alih Media ke Digital
Kepala BKN Zudan Arif Fakhrulloh, menegaskan bahwa kebijakan ini adalah titik balik reformasi birokrasi.
"Mulai hari ini, BKN hanya menerima arsip ASN dalam bentuk digital. Arsip ASN berbentuk fisik harus dialihmediakan (scan/foto) terlebih dahulu kemudian diunggah ke DMS," tegas Zudan.
Langkah ini diambil untuk menciptakan tata kelola data yang terintegrasi, aman, dan akuntabel.
Selain itu, melindungi dokumen penting negara dari risiko kerusakan fisik akibat bencana alam, kebakaran, atau banjir.
Apa yang Harus Dilakukan ASN?
Sistem DMS ini mencakup seluruh siklus arsip, mulai dari pembuatan hingga penyimpanan. Ada dua mekanisme pengarsipan yang perlu dipahami ASN:
1. Otomatis via SIASN
Dokumen yang lahir secara digital dari sistem (seperti SK Kenaikan Pangkat digital) akan otomatis tersimpan di DMS.
2. Upload Mandiri via MyASN
Untuk dokumen fisik lama atau eksternal (seperti Ijazah, Sertifikat Diklat, Piagam Penghargaan), Instansi dan ASN bertanggung jawab mengunggahnya sendiri melalui aplikasi DMS atau MyASN.
Arsip sendiri dibagi menjadi dua kategori:
Arsip Utama mencakup daftar Riwayat Hidup, SK CPNS/PNS, Riwayat Pendidikan, Pangkat, dan Jabatan.
Arsip Kondisional meliputi riwayat pindah instansi atau SK Cuti di luar tanggungan negara.
Keamanan Berlapis Anti-Bobol
BKN menjamin keamanan data di Lemari Digital ini. DMS dilengkapi pengamanan berlapis termasuk Multi-Factor Authentication (MFA) dan pemantauan akses secara real-time.
"DMS menjadi instrumen penting dalam menjaga keberlanjutan arsip ASN sebagai aset strategis negara," tambah Zudan.
Nantinya, Direktorat Arsip Kepegawaian ASN BKN akan memantau implementasi ini.
Instansi yang maju dan patuh dalam pengelolaan digital akan diberikan penghargaan, sementara BKN juga akan terus melakukan supervisi ketat ke daerah. (naz)
